Informazioni sugli archivi
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Archivi, DBMS, memorie di
massa
La filosofia di
archiviazione e classificazione dei documenti è quanto mai semplice ed efficace, e rispecchia
gli stessi criteri che si utilizzano nell' archiviazione fisica dei
documenti infatti vengono gestiti integralmente: archivi,
documenti e pagine.
Negli archivi
vengono memorizzati i documenti, che a loro volta sono costituiti
da una o più pagine. All' interno dell' archivio, i
documenti sono classificati ed indicizzati mediante
un certo numero di campi chiave idonei ad identificarli in
maniera univoca.
Per creare un archivio si utilizza l'
apposito modulo che consente di
definire i campi chiave idonei ad indicizzare e reperire i
documenti che l'archivio dovrà contenere. I campi possono
essere di tipo differente e vengono collocati in modo visuale su una
scheda che fungerà da interfaccia utente verso l' archivio.
E' possibile gestire un numero illimitato di
archivi, e per ciascun archivio ovviamente si può definire
un criterio diverso di classificazione dei documenti.
Ad
esempio per un 'Archivio Fatture' si piò utilizzare una
serie di campi chiave come :numero, data, ditta,
importo...; per un 'Archivio Protocollo' si può
utilizzare un' altra serie di campi chiave come :n. Protocollo, data,
mittente, oggetto...; per un 'Archivio Cartelle
Cliniche' si può utilizzare ancora una serie differente come
cognome, nome, data
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